Organiser un évènement d’affaires exige une planification soignée et une attention aux détails.
L’idée d’un événement est de rassembler, de partager un moment commun et unique, et pour cela chaque petite attention envers vos participants va devenir un facteur essentiel, d’autant plus dans le milieu corporatif. Que ce soit une conférence, un séminaire, un party d’équipe ou tout autre type d’évènement, il est important de suivre certaines étapes clés pour assurer le succès de ce moment.
Dans cet article, nous passerons en revue les 10 points importants à prendre en compte.
N°1 : Définissez vos objectifs
Comme dans tout projet, avant de commencer à planifier votre événement, il est essentiel de définir de manière précise vos objectifs. Souhaitez-vous renforcer la cohésion d’équipe ? Annoncer le lancement d’un nouveau produit ou service ? Promouvoir votre entreprise de manière impactante ? Célébrer une bonne nouvelle dans votre entreprise ?
Tant d’objectifs qui, une fois établis, vous permettront d’orienter toutes vos décisions plus simplement, puis vos actions et surtout de mesurer les résultats une fois l’évènement terminé.
N°2 : Pensez à déterminer le budget de votre évènement
Pas toujours enthousiasmant à gérer, et pourtant il est le point central de votre événement ! Le budget représente l’un des aspects les plus importants de l’organisation d’un évènement.
Définir un budget clair et réaliste vous permettra de prendre des décisions pertinentes et mesurées concernant les différents aspects tels que le choix du lieu, les boissons, d’éventuelles activités, la logistique, le personnel de service, le matériel, le budget de promotion etc.
L’idée pour bien gérer son budget est de segmenter celui-ci, c’est-à-dire, de vous attribuer un budget global et un sous-budget pour chaque aspect (ex : restauration/technique/lieu…). Avec cette méthode, vous pourrez avoir une vision à 360° et vous rendre compte de l’impact de celui-ci sur l’organisation. Cela peut arriver que vous ayez besoin de le revoir 2 ou 3 fois au cours du processus de planification. C’est tout à fait normal, le tout est de se lancer une fois celui-ci bien validé !
N°3 : Trouver “la place” qui fera la différence pour votre évènement.
Le choix du lieu est plus important qu’on ne le croit. Si vous organisez un évènement d’équipe par exemple, avoir un endroit qui change de cadre par rapport au bureau peut être un critère important. Un endroit chaleureux et différent aidera certainement à avoir d’autres discussions et aidera à découvrir ses collègues autrement !
Pour choisir cet espace, il faut évidemment prendre en compte le nombre de personnes, pour ne pas être trop à l’étroit ou à l’inverse se sentir mal à l’aise dans un espace trop grand ; l’atmosphère (autant l’ambiance que le bruit si c’est un espace partagé) pour que les participants puissent discuter; l’accessibilité pour faciliter la vie de vos invités ; les commodités offertes (un bar avec permis, matériel audiovisuel, aide à la logistique…).
Une fois que vos critères sont bien définis et en phase avec vos objectifs, il sera temps de se mettre aux recherches et d’étudier les options, comparer les soumissions et visiter différentes options.
Si cette partie recherche n’est pas votre préférence, privilégiez les plateformes telles que Salle Privée ou Une salle à Montréal pour avoir tous les espaces au même endroit, ou privilégiez les espaces avec un service clé en main.
N°4 : Pour un événement mémorable, il faut un plan sans accroc !
Une fois que vous avez les objectifs, le budget et le lieu, vous allez pouvoir créer un plan détaillé qui couvre tous les points de l’évènement : programme et contenu, horaires, nombres de participants, boissons, nourriture, activités prévues, intervenants, besoins techniques, etc.
Si vous voulez gérer le projet en équipe, n’hésitez pas à créer un tableau sous forme de diagramme de GANTT). Celui-ci vous aidera à planifier chaque tâche et à les attitrer aux organisateurs, avec des deadlines et un suivi d’avancement. Pensez à vérifier d’avoir une vision claire pour que chaque étape de l’organisation soit réaliste et bien exécutée.
N°5 : Réservez au plus tôt le lieu de votre évènement
« Cette date est déjà réservée », « Décembre c’est complètement booké ! » = Pensez à vous y prendre en avance selon la saison et réservez au plus tôt ! Les espaces évènementiels se remplissent très vite sur des périodes clés de l’année.
Donc pour éviter les problèmes de disponibilité du lieu, du matériel audiovisuel, ou encore des fournisseurs (que ce soit restauration, boissons ou autres, etc), nous vous encourageons à réserver l’espace le plus tôt possible pour avoir les meilleures chances de trouver l’endroit qui répondra à vos besoins.
Vous pouvez également privilégier les espaces qui vous laissent la possibilité de placer des options sans engagement le temps de valider le tout à l’interne.
N°6 : N’oubliez pas la communication externe comme interne !
On ne le répètera jamais assez, la communication dans un projet est primordiale ! Pour avoir le maximum de taux de participation, que ce soit auprès de vos équipes ou de votre réseau, une bonne communication est essentielle.
Détaillez la valeur ajoutée qu’ils auront en tant que participant, informez-les de toutes les informations pratiques, définissez un processus d’inscription simple et efficace, communiquez avec eux régulièrement.
La communication, c’est aussi en interne au sein de l’équipe organisatrice, pour une gestion fluide, anticipée et sereine.
N°7 : Un point essentiel qui est souvent négligé : la logistique.
Elle joue pourtant un rôle important dans la réussite de votre événement, puisqu’elle sert de support matériel. Beaucoup d’organisateurs d’événements arrivent dans les espaces événementiels sans savoir quelle disposition ils veulent, ou s’ils ont besoin d’un micro ou d’un projecteur. Cela doit être défini dans votre plan d’organisation en amont, avant les visites d’espace. Cela sera plus clair pour vous dans vos recherches et plus simple pour le responsable de l’espace événementiel qui pourra mieux vous conseiller aussi.
Finalement, portez attention aux éléments logistiques et techniques nécessaires tels que les équipements audiovisuels, les chaises, les tables, la décoration, les supports promotionnels ou visuels de votre entreprise si besoin, les badges d’identification, les tickets boissons, etc.
Et lister des questions si nécessaire pour les visites !
N°8 : Offrez une expérience mémorable pour vos participants car ils le méritent.
Imaginez la manière dont vous pouvez rendre votre évènement d’entreprise mémorable pour vos collaborateurs ou invités. Peut-être par des activités interactives, du réseautage, des présentations inspirantes, du divertissement ou des cadeaux que vous aurez personnalisés. L’idée et l’intérêt pour vous est de créer une atmosphère engageante, qui laissera une impression positive sur les participants, et renforcera aussi l’image de votre entreprise.
N°9 : Parce que l’erreur est humaine, il faut savoir anticiper les risques !
À tous les niveaux, un risque peut être présent, que ce soit : le retard d’une personne clé, l’annulation dernière minute, la gestion des situations d’urgence, les réglementations, la protection des données, ou encore une mauvaise communication !
Imaginez, réfléchissez et identifiez les scénarios possibles pour mettre en place des mesures préventives et des plans d’actions pour faire face à ces risques.
Parce que personne n’est à l’abri d’un oubli avec le stress précédent un évènement et parfois le manque de sommeil, il est possible d’anticiper en planifiant au maximum. Une petite “check-list” faite bien avant l’évènement et à laquelle on pourra se référer juste avant de partir pour la salle est une solution à la fois très simple et très efficace.
N°10 : Comme toute fin de projet, il est important de mesurer les résultats.
Quand votre événement est terminé, prenez le temps d’évaluer son succès selon les critères définis dans vos objectifs et plans d’actions et d’apprendre de l’expérience. Envoyez un questionnaire de feedback aux participants est une excellente pratique.
Collectez les commentaires négatifs ou points à améliorer, autant auprès des participants que des intervenants, pour faire toujours mieux la prochaine fois.
Demandez également les points positifs, mais posez-vous la question du “pourquoi ça a bien fonctionné ?”. Cela vous aidera à compiler les bonnes pratiques.
Cette évaluation post-évènement vous permettra d’ajuster votre approche pour les événements futurs et d’optimiser vos efforts.
En bref, l’organisation d’un événement d’entreprise nécessite un bon plan pour s’organiser, arriver serein le jour j et satisfaire les parties prenantes. Un évènement qui se déroule bien est un évènement pour lequel les organisateurs auront aussi du plaisir, autant que les participants.
