Avant tout, commençons par une définition : un évènement hybride, c’est le mixte entre le format présentiel et virtuel. Autrement dit, une partie des participants se déplace dans une salle, tandis que d’autres peuvent se connecter à distance grâce à une webdiffusion de l’évènement.
Le fait de mélanger les deux formats peut causer certaines appréhensions, étant donné que ce sont deux expériences différentes pour un seul évènement.
Pourtant, ce format est très intéressant car il laisse le choix aux participants, et permet donc d’attirer encore plus de monde. Il permet aussi à tous ceux qui ne peuvent pas se déplacer de pouvoir assister et profiter du contenu.
Dans cet article, nous allons explorer plus en détails ces différents éléments.
Les formats d’évènements possibles en mode hybride
Un évènement est adapté au format hybride s’il contient une grande partie de contenu à donner aux participants. Voici quelques formats qui reviennent souvent :
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- Une journée conférence en salle avec webdiffusion
Les intervenants se relaient sur scène pour présenter leur contenu, avec micro et présentation Power Point. Les participants à distance voient l’intervenant sur caméra et le même power point (avec plusieurs possibilités d’affichage pour dynamiser le tout).
Ce format est très populaire pour les Assemblées Générales également, ou une réunion d’équipe.
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- Un groupe en présentiel et un groupe en virtuel pour un réseautage
Il est possible d’avoir un groupe en présentiel et un groupe en virtuel pour un évènement de réseautage par exemple. Les discours d’introduction et conclusion sont communs aux 2 groupes, ainsi que les debriefings des discussions de groupes. Le reste de l’évènement se passe avec les deux groupes séparés, qui ont chacun leur animateur.
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- Un évènement virtuel suivi d’un évènement en présentiel
Pour ceux qui ne souhaitent pas prendre de risque à faire les 2 en même temps, il est aussi possible d’enchainer les 2 évènements sans qu’ils soient en simultané. Nous avons eu le cas pour un lancement d’entreprise, avec d’abord un lancement en virtuel en début d’après-midi, suivi d’un lancement en présentiel lors d’un 5@7. L’intervenante se déplace une seule fois, puis chacun participe selon son choix. Dans ce cas, il est très facile d’adapter le contenu de chacune des expériences.
Les avantages de la webdiffusion
La webdiffusion se fait la plupart du temps en direct, mais elle peut aussi être enregistrée. Elle permet la diffusion du contenu sur une plateforme en ligne (Zoom, Teams, Facebook live etc…). Voici ses avantages :
- Notoriété : diffuser en virtuel c’est étendre la portée de la marque et du contenu au-delà des murs d’une salle. Il n’y a plus de limite de frontières, et donc du nombre de participants.
- Durée de vie du contenu : cela permet également d’avoir un contenu qui a une durée de vie plus longue après un évènement. Nous encourageons toujours à enregistrer l’évènement pour permettre à tous d’y avoir accès par la suite, ou pour créer de courtes capsules de promotion pour un prochain évènement ou pour des posts sur les réseaux sociaux.
Les avantages du présentiel
Permettre de participer sur place est l’occasion d’offrir une vraie expérience de réseautage, adaptée aux besoins et envies de chacun. Certaines personnes ont besoin de se voir en vrai pour profiter pleinement de l’expérience.
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- Échanges : en présentiel les gens ont plus de facilité à discuter et réseauter.
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- Expérience VIP : en ciblant davantage les participants sur place, cela permet de leur offrir une expérience VIP avec uniquement ceux pour qui cela aura un vrai impact.
Les avantages communs aux deux expériences
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- Inclusion : comme nous le disions en introduction, laisser le choix c’est s’assurer d’un taux de participation plus élevé et surtout d’une diminution des « no-show ».
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- Flexibilité : fini les imprévus de dernière minute, les participants peuvent changer de mode de participation le jour j. Les organisateurs doivent pouvoir accueillir cette flexibilité pour profiter pleinement du format hybride.
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- Logistique : avoir un nombre plus limité de gens qui se déplacent permet de profiter d’une logistique plus facile ainsi que de réduire l’impact environnemental de l’évènement.
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- Financier : opportunité de commandites plus large, avec des affichages en ligne (logos, bannières, publicité lors des temps de pause etc…) ou des bannières physiques.
Les clés de succès et points de vigilance
Nous vous partageons ici les éléments importants à garder en tête pour un évènement hybride réussi.
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- Objectif et proposition de valeur
Comme tout évènement, savoir pourquoi on choisit ce format et comment il va nous aider à atteindre notre objectif est essentiel.
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- Penser l’expérience
La priorité est d’avoir une fluidité dans la façon de donner le contenu, et garder en tête que c’est un seul évènement, avec 2 parcours d’expérience participants.
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- Préparation
En sensibilisant les intervenants au format, en s’assurant de la bonne gestion du timing et en faisant des répétitions. Une bonne préparation est essentielle pour la réussite d’un évènement hybride !
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- Technique
Les organisateurs doivent se libérer du stress de la gestion technique en choisissant un partenaire qui assurera cette partie-là de A à Z.
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- Interaction et animation
L’interaction avec les participants doit être favorisée régulièrement, et il est important de veiller à l’inclusion de tous les participants, en virtuel comme en présentiel en parlant aux 2 auditoires avec la même implication.
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- Gestion des coûts
Même si on parle de 2 expériences, cela ne veut pas forcément dire une double charge de travail pour les clients, ni une double tarification. Effectuez vos recherches et comparez les options possibles.
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- Anticiper les aléas
Les micro-discussions en présentiel sont le fléau des évènements hybrides, tout comme les intervenants qui oublient de parler dans le micro, ou encore les gens qui passent devant la caméra… mais ces aléas sont faciles à anticiper avec une bonne préparation !
En conclusion, oui un évènement hybride va nécessiter plus de préparation, mais il aura aussi un impact plus grand et un meilleur rapport qualité-prix-temps investi.
Les règles d’organisation d’un évènement s’appliquent aussi. Pensez à consulter notre article.
Si vous avez des doutes sur le bon format à choisir pour votre évènement, contactez-nous à production@oztudio.com
